Kde začíná být rozdíl vidět?

Typicky ve chvíli, kdy už nestačí jen vědět, že je nějaké zboží „skladem“. Firma potřebuje vědět také:

• Kde přesně zboží leží.

• Kdo s ním naposledy pracoval.

• Kolik kusů je opravdu dostupných.

• Co je rezervované pro objednávky.

• Které položky se mají vychystat jako první.

• Kde vznikla chyba při příjmu nebo expedici.

To jsou věci, které účetní systém většinou neumí řešit do takové hloubky. A pokud ano, často to pro skladníky není dostatečně pohodlné pro každodenní práci.

Základní pravidlo: Účetní systém má být zdroj pro doklady. Skladový systém má řídit sklad.

Nejlepší řešení často není vybírat mezi jedním nebo druhým. Naopak – účetní systém a skladový systém se mají doplňovat.

Jak funguje ideální synergie?

• Účetní systém dál řeší faktury, objednávky, ceny a doklady.

• Skladový systém pomáhá lidem ve skladu rychle a přesně pracovat se zbožím.

Když jsou oba systémy propojené, data se nemusí přepisovat ručně a firma má lepší přehled.

Příklad z praxe: Objednávka přijde z e-shopu nebo účetního systému. Skladník ji dostane do skladového systému, kde vidí, co má připravit, kde to najde a jak objednávku odbavit. Po expedici se informace propíše zpět tam, kde ji potřebuje obchod nebo účetnictví.

Kdy už účetní systém nestačí?

Zpozornět by firma měla hlavně ve chvíli, kdy:

• Skladníci hledají zboží déle, než je zdrávo.

• Objednávky se vychystávají podle papírů nebo tabulek.

• Zásoby v systému nesedí s realitou.

• Často dochází k chybám při expedici.

• Inventura trvá příliš dlouho.

• Data se ručně přepisují mezi systémy.

• Vedení nemá rychlý přehled o tom, co se ve skladu opravdu děje.

To jsou jasné signály, že sklad už potřebuje víc než jen základní evidenci.

Menší firma nemusí mít složité řešení

Skladový systém nemusí být obrovský projekt jen pro velké firmy. Pro menší a rostoucí podniky může být naopak praktickým krokem, jak si udržet pořádek ve skladu, zrychlit práci a snížit počet chyb.

Důležité je vybrat řešení, které odpovídá velikosti firmy, způsobu práce a tomu, jaké systémy už používá.

Účetní systém tedy není špatně. Jen není určený k tomu, aby sám řídil celý sklad. Jakmile firma potřebuje přesnější přehled, rychlejší expedici a méně ruční práce, dává smysl propojit ho se skladovým systémem.

Shrnutí

• Účetní systém pomáhá firmě evidovat obchodní a účetní část.

• Skladový systém pomáhá řídit samotný pohyb zboží ve skladu.

Když spolu oba světy fungují, firma získá lepší přehled, méně chyb a rychlejší práci bez zbytečného ručního přepisování.